El alojamiento para trabajadores desplazados puede convertirse en un coste importante para una empresa si no se planifica correctamente. Elegir una vivienda únicamente por precio, no comprobar la distancia al proyecto o no prever cambios en las fechas puede generar más gastos y complicaciones de las esperadas.
Cuando un equipo debe permanecer fuera de su residencia habitual durante varias semanas o meses, el alojamiento pasa a formar parte de la organización del propio proyecto. La ubicación, el equipamiento de la vivienda, el número de personas alojadas o la facilidad para aparcar pueden influir directamente en el día a día de los trabajadores.
Estos son 7 errores habituales que conviene evitar al organizar el alojamiento de un equipo desplazado.
1. Elegir únicamente por precio
Encontrar el alojamiento más económico puede parecer la mejor decisión, pero no siempre es así.
Una vivienda con un precio mensual más bajo, pero situada demasiado lejos del lugar de trabajo, puede aumentar considerablemente los kilómetros diarios, el consumo de combustible y el tiempo que los trabajadores pasan desplazándose.
También pueden aparecer otros gastos que inicialmente no se habían tenido en cuenta, como aparcamientos, peajes o la necesidad de utilizar más vehículos.
Por eso, antes de reservar conviene valorar el coste total de la estancia y no únicamente el precio mensual del alojamiento.
2. No comprobar la distancia real al lugar de trabajo
Dos alojamientos pueden encontrarse en la misma provincia y, sin embargo, ofrecer tiempos de desplazamiento muy diferentes.
En zonas como Tarragona, Vila-seca, La Canonja, Reus, Salou o La Pineda, conocer exactamente dónde se desarrollará el proyecto permite buscar una ubicación mucho más eficiente para el equipo.
No basta con comprobar los kilómetros. También conviene valorar los accesos por carretera, el tráfico habitual y el tiempo real de desplazamiento en los horarios de entrada y salida del trabajo.
Una buena ubicación puede ahorrar muchas horas de desplazamiento a lo largo de una estancia de varias semanas o meses.
Por eso, al buscar alojamiento para trabajadores desplazados, la distancia real al lugar de trabajo debería ser uno de los primeros factores que vale la empresa.
3. No tener en cuenta el parking
El aparcamiento es uno de los aspectos que más fácilmente se pasan por alto al buscar alojamiento para trabajadores desplazados.
Sin embargo, puede convertirse en un problema importante cuando el equipo utiliza varios vehículos, furgonetas o vehículos de empresa.
Encontrar un piso adecuado y descubrir después que cada tarde resulta complicado aparcar cerca de la vivienda genera pérdidas de tiempo y dificultades innecesarias.
Por ese motivo, es recomendable indicar desde el principio cuántos vehículos utilizará el equipo y si resulta necesario disponer de plaza de parking o facilidad de aparcamiento en la zona.
4. Alojar demasiadas personas en una misma vivienda
Reducir el número de viviendas para ahorrar costes puede parecer una solución sencilla, pero alojar demasiados trabajadores juntos puede afectar al descanso, la privacidad y la convivencia.
Esto cobra todavía más importancia en proyectos de larga duración.
Después de una jornada laboral, los trabajadores necesitan disponer de un espacio adecuado para descansar, cocinar y mantener unas rutinas normales.
Por eso, además del número total de plazas, conviene valorar cuántos dormitorios tiene la vivienda, cómo están distribuidas las camas, los baños disponibles y el tamaño de las zonas comunes.
El objetivo debe ser encontrar un equilibrio entre el coste para la empresa y la comodidad del equipo.
5. No comprobar el equipamiento de la vivienda
Para una estancia de varias semanas no basta con disponer de una cama y un lugar donde dormir.
Una vivienda preparada para trabajadores desplazados debería contar con el equipamiento necesario para el día a día.
Cocina equipada, frigorífico, lavadora, climatización, utensilios de cocina, menaje, espacio para comer y mobiliario adecuado son algunos de los elementos que pueden marcar una gran diferencia durante una estancia prolongada.
También es recomendable comprobar aspectos como la conexión a internet cuando resulte necesaria para el equipo.
Cuanto más preparada esté la vivienda desde el primer día, menos incidencias y gestiones adicionales tendrá que asumir la empresa durante la estancia.
6. No prever cambios en las fechas
Los proyectos industriales, técnicos, de mantenimiento o de construcción no siempre terminan exactamente en la fecha prevista inicialmente.
Una obra puede retrasarse, un mantenimiento puede prolongarse o el número de trabajadores puede aumentar o disminuir durante el proyecto.
Por eso, antes de contratar un alojamiento conviene conocer qué posibilidades existen de ampliar la estancia o modificar determinadas fechas.
La flexibilidad puede resultar especialmente importante cuando se trata de proyectos de varias semanas o meses.
Planificar esta posibilidad desde el principio puede evitar tener que buscar nuevos alojamientos precipitadamente cuando el proyecto ya está en marcha.
7. Gestionar cada alojamiento por separado
Cuando una empresa desplaza a pocos trabajadores, gestionar una única vivienda puede resultar relativamente sencillo.
El problema aparece cuando hay que alojar a equipos más grandes.
Diferentes propietarios, contratos, fechas de entrada, entregas de llaves, incidencias, ampliaciones de estancia y salidas pueden convertir la gestión del alojamiento en una tarea que consume una cantidad importante de tiempo.
Centralizar la gestión del alojamiento para trabajadores desplazados permite simplificar el proceso y facilita que la empresa tenga un único punto de contacto.
La clave está en planificar el alojamiento como parte del proyecto
El alojamiento de los trabajadores no debería dejarse para el último momento.
Antes de iniciar la búsqueda conviene disponer de la siguiente información:
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Lugar exacto donde se desarrollará el proyecto.
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Número de trabajadores que necesitan alojamiento.
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Fechas aproximadas de entrada y salida.
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Número de habitaciones o camas necesarias.
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Número y tipo de vehículos.
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Necesidad de parking.
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Presupuesto aproximado.
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Posibilidad de que la estancia se amplíe.
Cuanta más información esté disponible desde el principio, más sencillo será encontrar una solución adecuada para la empresa y para los trabajadores.
Alojamiento para trabajadores desplazados en Tarragona y Costa Dorada
En Suerstay ayudamos a empresas a encontrar alojamiento para trabajadores desplazados en Tarragona y diferentes localidades de la Costa Dorada.
Analizamos la ubicación del proyecto, el número de trabajadores, la duración prevista de la estancia y las necesidades del equipo para buscar una solución de alojamiento adecuada.
Nuestro objetivo es facilitar a la empresa la gestión del alojamiento y ofrecer a los trabajadores viviendas preparadas para estancias de varias semanas o meses.
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